Ako správne archivovať dokumenty? Tieto tipy určite oceníte

Každá firma má povinnosť uchovávať niektoré typy dokumentov aj niekoľko rokov. Ak sa v dokumentoch nechcete stratiť a chcete vedieť, čo kde máte uložené, mali by ste si v nich urobiť poriadok.

Pri organizácii a následnej archivácii dokumentov sa určite nezaobídete bez rôznych kancelárskych potrieb. Tie vám uľahčia prácu a zároveň získate prehľad o tom, kde sa čo nachádza. V prvom rade si roztrieďte dokumenty podľa oblastí, ktorých sa týkajú. Keď budete vidieť, koľko dokumentov v jednotlivých kategóriách máte, ľahšie si vyberiete správny spôsob ich archivácie. Rozlišujeme niekoľko základných typov kancelárskych potrieb určených na organizáciu dokumentov.

Spisové dosky a zakladacie obaly pre menší počet dokumentov

V prípade, že máte v jednej kategórii len niekoľko dokumentov, ideálnou voľbou pre vás budú rýchloviazače, spisové dosky alebo zakladacie obaly. Roztrieďte svoje dokumenty napríklad v plastovej aktovke, kde vďaka priehľadným priehradkám budete mať prehľad o jednotlivých dokumentoch.

Bez euroobalov sa nezaobídete

Ak máte viacero dokumentov v rôznych kategóriách, bez euroobalov sa určite nezaobídete. Môžete si vybrať matné alebo lesklé euroobaly, prípadne euroobaly s farebnými okrajmi pre jednoduchšiu orientáciu. Okrem klasických obalov určených na dokumenty formátu A4 nájdete v našej ponuke aj euroobaly vo formáte A3 alebo euroobaly určené na uloženie vizitiek, do ktorých sa zmestí 16 kusov vizitiek.

Uchovávajte dokumenty v šanónoch

Jednotlivé euroobaly je ideálne uchovávať v šanónoch a zakladačoch. Jeden zakladač môžete použiť na dokumenty z jedného roku, prípadne z jednej inštitúcie. Môžete použiť zakladače rôznych farieb, pričom každá farba bude zodpovedať iným typom dokumentov. Odporúčame vám napríklad pákový zakladač Leitz 180°, ktorý vďaka unikátnej patentovanej mechanike umožňuje širšie otvorenie a zakladanie väčšieho množstva dokumentov.

Nezabudnite na označenie

Ak potrebujete získať prehľad o tom, aké dokumenty máte uložené v jednotlivých šanónoch, môžete použiť farebné rozraďovače. Tie vám pomôžu pri rýchlejšej orientácii. Nezabudnite tiež označiť jednotlivé zakladače a napíšte na ne, ake typy dokumentov sa v nich nachádzajú. Použite na to napríklad permantné popisovače, ktoré sa vám nerozmažú. 

Na dlhodobú archiváciu použite škatule a boxy

Dokumenty alebo šanóny, ktoré nepotrebujete mať vystavené na očiach, môžete pokojne uložiť do archívnej škatule alebo zásuvkového boxu. Dokumenty sú v nich bezpečne chránené pred poškodením a znehodnotením.

Využite tieto tipy a urobte si vo svojich dokumentoch poriadok. Nezabudnite si vyberať kancelárske potreby na organizáciu, ktoré sa vám páčia. Archivovanie dokumentov pre vás už viac nebude nepríjemnou činnosťou.

Mohlo by sa vám páčiť

Čítajte ďalej