Ako správne archivovať dokumenty? Tieto tipy určite oceníte

Každá firma má povinnosť uchovávať niektoré typy dokumentov aj niekoľko rokov. Ak sa v dokumentoch nechcete stratiť a chcete vedieť, čo kde máte uložené, mali by ste si v nich urobiť poriadok.

Pri organizácii a následnej archivácii dokumentov sa určite nezaobídete bez rôznych kancelárskych potrieb. Tie vám uľahčia prácu a zároveň získate prehľad o tom, kde sa čo nachádza. V prvom rade si roztrieďte dokumenty podľa oblastí, ktorých sa týkajú. Keď budete vidieť, koľko dokumentov v jednotlivých kategóriách máte, ľahšie si vyberiete správny spôsob ich archivácie. Rozlišujeme niekoľko základných typov kancelárskych potrieb určených na organizáciu dokumentov.

Spisové dosky a zakladacie obaly pre menší počet dokumentov

V prípade, že máte v jednej kategórii len niekoľko dokumentov, ideálnou voľbou pre vás budú rýchloviazače, spisové dosky alebo zakladacie obaly. Roztrieďte svoje dokumenty napríklad v plastovej aktovke, kde vďaka priehľadným priehradkám budete mať prehľad o jednotlivých dokumentoch.

Bez euroobalov sa nezaobídete

Ak máte viacero dokumentov v rôznych kategóriách, bez euroobalov sa určite nezaobídete. Môžete si vybrať matné alebo lesklé euroobaly, prípadne euroobaly s farebnými okrajmi pre jednoduchšiu orientáciu. Okrem klasických obalov určených na dokumenty formátu A4 nájdete v našej ponuke aj euroobaly vo formáte A3 alebo euroobaly určené na uloženie vizitiek, do ktorých sa zmestí 16 kusov vizitiek.

Uchovávajte dokumenty v šanónoch

Jednotlivé euroobaly je ideálne uchovávať v šanónoch a zakladačoch. Jeden zakladač môžete použiť na dokumenty z jedného roku, prípadne z jednej inštitúcie. Môžete použiť zakladače rôznych farieb, pričom každá farba bude zodpovedať iným typom dokumentov. Odporúčame vám napríklad pákový zakladač Leitz 180°, ktorý vďaka unikátnej patentovanej mechanike umožňuje širšie otvorenie a zakladanie väčšieho množstva dokumentov.

Nezabudnite na označenie

Ak potrebujete získať prehľad o tom, aké dokumenty máte uložené v jednotlivých šanónoch, môžete použiť farebné rozraďovače. Tie vám pomôžu pri rýchlejšej orientácii. Nezabudnite tiež označiť jednotlivé zakladače a napíšte na ne, ake typy dokumentov sa v nich nachádzajú. Použite na to napríklad permantné popisovače, ktoré sa vám nerozmažú. 

Na dlhodobú archiváciu použite škatule a boxy

Dokumenty alebo šanóny, ktoré nepotrebujete mať vystavené na očiach, môžete pokojne uložiť do archívnej škatule alebo zásuvkového boxu. Dokumenty sú v nich bezpečne chránené pred poškodením a znehodnotením.

Využite tieto tipy a urobte si vo svojich dokumentoch poriadok. Nezabudnite si vyberať kancelárske potreby na organizáciu, ktoré sa vám páčia. Archivovanie dokumentov pre vás už viac nebude nepríjemnou činnosťou.

Čítajte ďalej